Integritetspolicy
Integritetspolicy
1. Inledning
På Förlagssystem värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.
1.1 VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan användas för att identifiera en enskild person. Exempel på detta kan vara information om dig som namn, adress och kontonummer.
1.2 VAD INNEBÄR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFT?
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.”
2. Personuppgiftsansvarig
Förlagssystem JAL AB, org.nr 556142-1636, med postadress Box 30195, 104 25 Stockholm och besöksadress Warfvinges Väg 30, 112 51 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.
3. Integritetspolicyns tillämpningsområde
3.1 FÖR VEM GÄLLER POLICYN?
Denna Integritetspolicy är tillämplig på individer som är arbetssökande, kunder, leverantörer och andra intressenter. Olika kapitel kommer att vara relevanta för dig beroende på din relation till Förlagssystem.
3.2 FÖR VAD GÄLLER POLICYN?
Denna Integritetspolicy reglerar hur Förlagssystem samlar in och behandlar personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster inom Logistik, IT och Kundservice, nedan kallat ”Tjänster”. Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för individer hos de parter som Förlagssystem har en affärsrelation till så som leverantörer och kunder samt hos potentiella, framtida kunder.
4. Hur behandlar vi dina personuppgifter?
Förlagssystems hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till Förlagssystem.
4.1 FÖR DIG SOM ÄR ARBETSSÖKANDE
4.1.1 ÄNDAMÅLEN MED BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Personuppgifter för arbetssökande behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Förlagssystem behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för att kunna tillhandahålla våra tjänster eller andra ändamål som framgår nedan. Det gäller även känsliga personuppgifter. Förlagssystem behandlar arbetssökandes personuppgifter för att kunna:
- administrera vår relation till dig
- genomföra utvärderingar och tester i samband med rekrytering
4.1.2 PERSONUPPGIFTER
Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter Förlagssystem behandlar och hur Förlagssystem kan komma att erhålla/inhämta dessa uppgifter.
4.1.2.1 Arbetssökande
De personuppgifter Förlagssystem behandlar om dig som arbetssökande utgår från de uppgifter du själv lämnar till oss i samband med rekryteringsprocessen via e-post, webbportal eller genom kontakt med Förlagssystems rekryterare eller annan intern personal. Intresseavvägning används som laglig grund för hantering av arbetssökandes personuppgifter. Undvik att förse oss med personuppgifter som du inte samtycker till att vi behandlar och begränsa utlämnandet av personuppgifter till det som är relevant för rekryteringsprocessen.
De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi, resultat från tester, uppgift från bakgrundskontroll, resultat från drogtester, uppgifter från referensperson (såsom omdömen och hälsa, t.ex. anmärkningar kring sjukfrånvaro) m.m. Vidare behandlas uppgifter om användarnamn och inloggningsuppgifter till konton på våra webbplatser eller i våra system. För det fall att du ställer upp på att bli fotograferad eller att du utan uppmaning från Förlagssystem lämnar fotografi på dig själv samtycker du till att Förlagssystem behandlar sådant fotografi.
Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.
I samband med rekryteringsprocessen kan det bli aktuellt med drogtest, hälsokontroll och/eller bakgrundskontroll på dig. Sådana kontroller kan komma att innehålla känsliga personuppgifter om dig och du kommer att bli informerad och i vissa fall få lämna ett särskilt samtycke innan en sådan kontroll utförs.
Som en del i en bakgrundskontroll kan Förlagssystem be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för tjänsten. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med representant från Förlagssystem. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras med yttersta konfidentialitet och kommer aldrig att sparas eller på annat sätt behandlas av Förlagssystem.
Förlagssystem kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter då kommer du att informeras ytterligare och särskilt godkänna detta. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.
4.1.3 LAGRING AV PERSONUPPGIFTER
Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling. De uppgifter du registrerar i din profil eller som vi på Förlagssystem registrerar i vårt verksamhetssystem kommer att sparas så länge som ditt konto är aktivt, under pågående avtalsrelation och därefter, i vissa fall, för en period som följer av lag.
Förlagssystem kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:
(a) uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för maximalt två (2) år i de fall inget avtal om anställning träffats.
(b) kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år
4.2 FÖR DIG SOM ÄR KUND, POTENTIELL KUND ELLER LEVERANTÖR
4.2.1 ÄNDAMÅLEN MED BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka Förlagssystems möjlighet att tillhandahålla tjänster i enlighet med affärsavtalet.
Förlagssystem behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för att uppfylla vår del av affärsavtalet och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt Förlagssystem eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.
Förlagssystem behandlar personuppgifter om kunder, kunders kunder, potentiella kunders och leverantörers anställda för att:
(a) ni ska kunna ta del av våra tjänster eller tillhandahålla tjänster till Förlagssystem;
(b) administrera vår relation till er;
(c) Förlagssystem ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden; och
(d) möjliggöra framtida affärsrelationer.
4.2.2 PERSONUPPGIFTER
Förlagssystem kan även begära att individen lämnar ytterligare personuppgifter än vad som anges nedan. Även sådana personuppgifter som lämnas/behandlas genom särskilt godkännande kommer att omfattas av denna Integritetspolicy.
4.2.2.1 Kunder och potentiella kunder
Förlagssystem kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av tjänster enligt avtal samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.
4.2.2.2 Leverantörer
Förlagssystem kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs bland annat av de uppgifter som angivits under punkt 3.2.2.1 (Kunder). I vissa fall kan de utgöras av uppgifter i enlighet med 3.1.2.1 (Arbetssökande), vanligen när du levererar underkonsulttjänster. Endast de uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av tjänster enligt avtal, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till Förlagssystem samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer behandlas.
4.2.3 LAGRING AV PERSONUPPGIFTER
Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. Förlagssystem sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.
De uppgifter som förekommer i kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, fakturor, deklarationer, bokslut, och andra personuppgifter, som du som kund eller leverantör tillsänder oss och som Förlagssystem registrerar i något av Förlagssystems system, kommer som huvudregel att sparas under avtalstiden och därefter för maximalt tio (10) år.
Efter avslutad avtalstid behandlas uppgifterna i arkiv för en tid om 10 år för att tillgodose Förlagssystems berättigade intresse att försvara sig vid olika typer av rättsliga krav. Ekonomisk information arkiveras och behandlas under en tid om 7 år av regulatoriska skäl, för att uppfylla rättsliga förpliktelser såsom bokföringslagen.
4.3 PERSONUPPGIFTER FÖR MARKNADSFÖRINGSÄNDAMÅL
Den information som Förlagssystem samlar in och behandlar kan användas för marknadsföring och marknadsundersökningar för att på så vis förse arbetssökande, anställda, kunder, potentiella kunder och leverantörer med en bättre upplevelse samt förbättra och optimera kvaliteten på de tjänster Förlagssystem erbjuder.
I det fall du inte längre önskar mottaga marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.
4.4 Användande av Förlagssystems webbplats och Cookies
Vill du inte acceptera cookies kan din webbläsare ställas in så att du automatiskt nekar till lagring av cookies eller informeras varje gång webbplatsen begär att få lagra en cookie. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade cookies raderas. Se webbläsarens hjälpsidor för mer information.
5. Hur skyddar vi dina personuppgifter
Förlagssystem har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar, behörighetsbegränsning och lösenordsskydd.
6. Hur delar vi dina personuppgifter med parter utanför Förlagssystem?
Förlagssystem kommer inte att sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna Integritetspolicy. Inom ramen för avtal kan personuppgifter lämnas vidare till en av Förlagssystems kunder, leverantörer, underleverantörer, och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av tjänster enligt avtal. Förlagssystem kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom Förlagssystems leverantörer för vår verksamhet, till exempel för löneadministration, teknisk support, drift av IT-system, eller leverantörer som hanterar rekryteringsprocesser för vår räkning. Parter som Förlagssystem kan komma att lämna ut personuppgifter till kan i undantagsfall befinna sig utanför det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet, EES, vilket innebär att personuppgifter kan komma att överföras till länder utanför EES. Om Förlagssystem lämnar ut personuppgifter till leverantörer utanför EES kommer vi vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EES. I de fall där Förlagssystem agerar personuppgiftsbiträde sker ingen överföring av personuppgifter till någon stat utanför EU-området, eller till stat som inte omfattas av undantagen till förbud mot överföring till tredje land, enligt tillämpliga bestämmelser.
Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, myndighets- eller domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning. För det fall Förlagssystem omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna Integritetspolicy.
7. Förlagssystem som personuppgiftsbiträde
Förlagssystem är som huvudregel personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter men det kan förekomma situationer där Förlagssystem i stället är personuppgiftsbiträde. När Förlagssystem behandlar personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje man och Förlagssystem är då bundet av de instruktioner som tillhandahållits av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kommer Förlagssystem att säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.
8. Hur tillvaratar vi dina rättigheter?
Du som individ har enligt dataskyddsförordningen rätt att få besked om vilka personuppgifter som Förlagssystem behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Vi svarar på din förfrågan inom 30 dagar. Du kan begära ett registerutdrag per år kostnadsfritt, begär du det fler gånger än så kommer vi att ta ut en administrativ avgift. Du som individ har även rätt att begära att vi rättar eventuella felaktiga personuppgifter eller raderar de personuppgifter vi har registrerade om dig helt. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter. Om du gjort sådan begäran fortsätter vår behandling av dina personuppgifter enbart i de delar vi har skyldighet enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut att behandla dem. För att utöva dina rättigheter enligt ovan, kontakta oss via kundservice@forlagssystem.se. Du kommer att behöva kunna identifiera dig på ett säkert sätt för att vi ska kunna agera i enlighet med din begäran. Om du är missnöjd med hur Förlagssystem behandlar dina personuppgifter har du rätt att lämna ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.
9. Ändringar i denna integritetspolicy
Förlagssystem förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på vår webbplats. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på samtycke och vi förändrar denna Integritetspolicy på ett väsentligt sätt kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och i de fall det krävs begära in ett nytt samtycke för fortsatt behandling.
2021-10-04/NN
